添え状ジェネレーターの使用
方法は、 フォームの内容を自分の目的と合うように編集して、PDF作成メニューからPDF表示を選択するだけです。
PDF生成が成功するとそのPDFファイルが別ウィンドウ(または別タブ)で開きますので、内容を確認してください。
作成した添え状PDFファイルはPDF作成メニューからPDFダウンロードを選択すると自分のパソコンにダウンロードできます。
（なお、PDFを見るにはAdobe Reader等PDFのビューアーが必要となりますので、Adobe Readerのダウンロードサイト等から入手し
てください。）
基本的に画面右側のフォームには 名前や住所、宛先、送付物のリストなど定形の必要事項を書き込み、 左側のテキストエリアにはレターの本文を書き込みます。テンプレートには標準的な値、文章が書き込まれていますので それらを参考に自分自身のデータに書き換えればいいでしょう。左側のLaTeXソースのパネルにはレターの基本的な構成を 規定するLaTeXのソースが書き込まれています。通常はこの部分を書き換える必要はなく、気にする必要は無いですが、 LaTeXに詳しい人はこの部分を書き換えてレターの構成自体をカスタマイズすることもできます。
LaTeXは、レスリー・ランポート（英: Leslie Lamport）によって開発されたテキストベースの組版処理システムで、このページでレターを作成するのに使用しているものです。 このページでレターを生成するのにLaTeXについて理解している必要はありませんが、理解すると 生成するPDFのより細かな調整が可能になります。興味のある人は LaTeX 文書作成入門などを参照してください。
PDF作成メニューからPDF表示またはPDFダウンロードを選択して、PDF作成を試みたときに
PDFが作成できなかった場合は、そのようなメッセージが画面上に表示されますので
メッセージを確認してください。そしてメッセージの内容から、修正すべき場所を発見し、修正してください。
なお、エラーが出る場合、最もよくあることとして考えられるのが誤ったTeXコマンドを入力したことです。
添え状ジェネレーターはTeXで組版をしておりますので，誤ったTeXコマンドを入力するとエラーとなってPDFが
生成できないことがあります。特に以下の直接出力できないTeX記号(半角)をそのまま入力した場合、
その記号が特別なコマンドと解釈され、結果としてTeXのエラーとなることがあります。
以下のテーブルの左側の記号をそのまま出力したい場合は、以下のテーブルの入力記法に従って入力してください。
| tex記号 | 入力記法 |
|---|---|
| # | \# |
| $ | \$ |
| % | \% |
| & | \& |
| _ | \_ |
| { | \{ |
| } | \} |
| ~ | \textasciitilde |
| ^ | \textasciicircum |
| \ | \textbackslash |
| | | \textbar |
| < | \textless |
| > | \textgreater |
画面右側には、名前や住所など添え状を書くときに必要なデータを入力します。ここに入力したデータは
画面左側のテキストエリアの中にあるコロンではさまれた、特定の文字列を置き換えます。
例えば郵便番号のフォームに入力されたデータは、左側のテキストエリア中のテキストの中の
:zipCode:という文字列を置き換えます。以下に右側のフォームに入力された文字列がどの文字列に置き換わるかを
示します。ここで必ずしもすべてのデータがすべてのテンプレートで使用されるわけではなく、
例えば発効日付は退職願等テンプレートにのみ使用され，添え状テンプレートでは使用されない事に注意してください。
ここで作成する添え状などのレターの作成日付を入力します。
ここは日付入力専用のフィールドとなっていて、クリックするとカレンダーが表示されるので、作成日付を
カレンダーの適切なエリアをクリックして選択してください。
ここで選択した日付は、画面上はYYYY/MM/DD形式で表示されていますが、PDFを作成したときには、
西暦・和暦の選択に応じて2012年12月6日あるいは平成24年12月6日のように日本の日付の形式で 表示されます。
ここに入力した文字列は、文字列:dateStr:を置き換えます。
発信人の名前つまり通常は自分の名前を入力します。
名前はほとんどのレターで必須で、添え状では右肩上、そして場合によっては本文中にも表示されます。
ここに入力した文字列は、文字列:myName:を置き換えます。
発信人の住所の郵便番号を入力します。 ここには通常7桁の日本の郵便番号が入力されることが想定されていて、入力された値に基づいて
サーバのデータベースに住所の問い合わせをし、対応する住所が見つかれば 住所のエリアにその住所が書き込まれます。
なお、サーバに問い合わせるときはハイフンは無視されます。
この郵便番号はそのまま出力PDFに発信人郵便番号として書き込まれますが、組版をTeXで作成しているため
ハイフンひとつでは非常に短い横線にしかなりません。上
3桁と下4桁の間にちょっと長めの横棒を入れたい場合はハイフンを二回続けて入れてください(例)166--0001等
ここに入力した文字列は、文字列:zipCode:を置き換えます。
発信人の住所を入力します。 上述のとおり、郵便番号を入力するとこのエリアには対応する住所が自動的に書き込まれることに注意してください。
ここに入力した文字列は、文字列:myAddress:を置き換えます。
発信人の電話番号を入力します。 数字を区切るハイフンについては、郵便番号と同じく--と二つ続けて書いた方がバランス良く出力されます
ここに入力した文字列は、文字列:myEmail:を置き換えます。
発信人のe-mailアドレスを入力します。
Eメールアドレスはすべてのテンプレートで使用されているわけではなく、学生用の添え状でのみ使用されています。
もちろん、メールアドレスを持っていない場合は入力する必要はありません。
ここに入力した文字列は、文字列:myEmail:を置き換えます。
宛先の団体名(会社名等)を入力します。 株式会社を(株)などと略さないのが通常のようです。
ここに入力した文字列は、文字列:destEntity:を置き換えます。
宛先の部門名(人事部等)を入力します。 省略することも可能です。
ここに入力した文字列は、文字列:destSection:を置き換えます。
宛先の名称を入力します。 宛名は、個人宛であれば「様」、会社や部署あてであれば「御中」となります。 なお、ここまで宛先に関しては、
部署がわかっていて個人名が不明であれば「株式会社○○ ○○部御中」、
個人名がわかっていて部署名が不明であれば「株式会社○○ 採用ご担当 △△様」、
個人名も部署名も不明であれば「株式会社○○ 採用ご担当者様」となります。 フォームの入力としては、部門名、宛先名どちらも省略可能ですが、
どちらか一方は書くべきでしょう。
ここに入力した文字列は、文字列:destName:を置き換えます。
貴社、貴院など宛先の団体の敬称を入力します。 ここは直接文字列を入力することもできますが、すぐ右にあるドロップダウンリストから、
団体の敬称を選択することもできます
ここに入力した文字列は、文字列:entityTitle:を置き換えます。
ベースとなるフォントサイズを9から30までの間で選択します。
単位はポイントです。縦書きにする場合は9,10,11しか有効ではありません。
ここでは基本となるフォントサイズを選択するだけであって、latexのフォントサイズ変更コマンドを使用すれば
個々の文字列のフォントサイズは変更可能です。
ここで選択したサイズは、文字列:fontSize:を置き換えます。
縦書きにするか横書きにするかを選択します。 テンプレートによって縦書きか横書きかは基本的に定まっていますので、テンプレートの値を
変更する必要がない場合がほとんどです。 なお、縦書きにすると日付の数字は漢数字に自動的に変換されます。
ここで縦書きを選択すれば、文字列:style:がtarticleで置き換えられ
縦書きのチェックを外すと:style:はjsarticleになります。
フォントを埋め込むかどうかを選択します。
チェックをするとAdobeが販売する平成明朝・ゴシックフォントが埋め込まれ、 チェックを外すとフォントは埋め込まれません。
元号をつけた和暦を出力するか、西暦を出力するかを選択します。
チェックをすると平成24年12月6日のように元号つきで和暦形式で、作成日付・発効日付が出力され、
チェックを外すと2012年12月6日のように西暦形式で作成日付・発効日付が出力されます。
ここには添え状の最後に記述する送付物のリストを書き込みます。
形式は、一行毎に、送付物名の後にハイフンを一つ以上続け、その後に配布物の部数を書きます。
この形式をシステムが読み取り、TeXのリストに変換し、後述のLaTeXソーステキストエリアの :listStr:
という文字列を置き換えて、PDFを生成します。
この送付物リストは，添え状の場合のみに出力され、退職願レターの場合には出力されません。
また、ここに何も記述しなければ送付物リストは出力されません。
ここに入力した文字列は、文字列:listStr:を置き換えます。
ここをチェックすると、送付物のリストが番号つきのリストになります。チェックを外すと リストは頭に点をつけた通常のリストになります。
送付物のリストの幅を文字数単位で指定します。デフォルトは20文字となっています。
ここには退職願に出力される、自分の所属部署と退職願の発効日付を記述します。 この退職願データはは，退職願・退職届の場合のみに出力され、添え状レターの場合には出力されません。
発信者の所属部門を入力します。これは添え状テンプレートでは使用されませんが、 退職願テンプレートで発信者の所属部門として扱われます。
ここに入力した文字列は、文字列:mySection:を置き換えます。
文書での申し入れが有効となる日付を指定します。作成日付と同様に カレンダーから日付を選択します。
形式は西暦/和暦の指定によってそれぞれの形式で出力されます。 これは添え状テンプレートでは使用されませんが、
退職願テンプレートで退職が有効となる日付として扱われます。
ここに入力した文字列は、文字列:effectiveDate:を置き換えます。
画面左側は、レター本文(添え状や退職願)のパネルとLaTeXソースのパネルからなるタブパネルになっています。 基本的には、レター本文のテキストエリアだけを自分の文章に変更してPDFを作成するだけです。 ただレターの構成は、LaTeXソースのテキストエリアにLaTeXのソースとして書き込まれていますので、 TeXに詳しい方は、LaTeXソースのテキストエリアを編集して自分自身の好みに合うようにレター全体を 変更することができます。
レターの本文を記述します。 このテキストは上で説明した、置き換えられるべきコロンで囲まれた文字列を含んでいて， 実際にレターを生成するときは、まずこのレター本文とLaTeXソースをサーバに送ります。 そしてサーバー側でLaTeXソースに記述されている:docStr:という文字列を、 レター本文に記述された文章と置き換えて、platexでコンパイルし、 その後生成したdviファイルをPDFに変換し、ブラウザに返却します。
レター本文では、入力された文章はシステムで以下のように解釈されPDFが出力されます。
段落間のスペースを指定します。単位は文字高さの倍数です。
行間のスペースを指定します。単位は文字高さの倍数です。
レターを構成するLaTeXのソースを編集できるエリアです。通常はこの部分を変更する必要はないですが、
latexの知識がある人はlatexのコマンドを入力して文章の体裁を整えることもできます。
このテキスト変更時の注意を以下に述べます。